Voyages d’affaires et notes de frais : Les 8 meilleurs conseils

Traveldoo, éditeur de solutions web et mobiles pour la gestion des voyages d’affaires et des frais professionnels, dévoile son livre blanc sur les huit erreurs à ne plus commettre en matière de voyages d’affaires et des notes de frais. Pour chaque erreur, Traveldoo propose une solution.

Penser que c’est moins cher sur internet

Les chargés de voyages se voient souvent opposer par les utilisateurs la phrase suivante :

« Moi, je trouve moins cher sur Internet ! ».  Quitte à challenger les tarifs sur le web, mieux vaut s’assurer que l’on compare bien des pommes avec des pommes : flexibilité, dates, classes, bagages, siège, repas, assurance, il faut tout intégrer. C’est seulement à cette condition que l’on peut revendiquer comparer deux prestations strictement identiques.

Sous-estimer le temps de traitement d’une note de frais

Entre la fin d’un repas et l’intégration de la facture dans le système comptable de l’entreprise il y a de nombreuses étapes encore très chronophages. Un outil d’automatisation des notes de frais limitera ces pertes de temps tant pour le comptable que pour le salarié. Définition des dépenses remboursables, utilisation des justificatifs, processus de remboursement … tout sera plus fluide, simple et donc rapide.

Mettre en place une politique voyage trop stricte ou trop longue

Une politique voyage trop stricte ou trop longue est susceptible de pousser les salariés à ne pas la respecter. Il n’existe pas de démarche universelle en matière de gestion des voyages et des notes de frais toutefois la politique Travel & Expense doit, au minimum, répondre aux questions basiques : Où, Quoi et Quand. Ensuite il convient de travailler à responsabiliser vos collaborateurs.

Imaginer pouvoir dupliquer à l’identique sa politique nationale à l’international

Lorsqu’une entreprise opère sur un seul pays, la gestion de ses notes de frais est relativement simple, car elle obéit à un corpus de règles et de réglementations unique. Mais dès lors qu’elle étend ses opérations à l’international, la complexité de cette gestion ne peut que s’amplifier, dans la mesure où chaque pays applique des règles et réglementations qui lui sont propres.

Sous-estimer la fraude interne

Une solution automatisée de gestion de notes de frais permet de lutter contre la fraude qui coûte 700 euros par employé par an aux entreprises. (étude 2016 réalisée par la société Captio).

Tolérer un reçu unique regroupant plusieurs prestations

Il n’est pas exceptionnel d’être confronté à un reçu unique regroupant plusieurs prestations dissociées en interne, par exemple une facture établie par un hôtelier comprenant des nuitées, des repas et des services annexes… Or une facture globale ne permet pas de respecter les limites fixées par la politique Travel & Expense de l’entreprise

Ne pas étudier la dépense aérienne annuelle

Etudier la dépense aérienne annuelle permet de quantifier le poids et l’évolution de la dépense des transports aériens mais surtout, via l’analyse de la consommation, elle est un outil de Travel Management précieux afin de définir plus finement les politiques achats, le pilotage des contrats fournisseurs, la définition des règles de politiques voyages, l’ajustement des droits collaborateurs…

Ignorer le stress en déplacement et son coût caché

Préparation et réservation du voyage, perte ou retard de bagages, absence de connexion téléphone ou internet, ou encore voyager en classe économique sur les voyages de moyenne ou longue durée en font des sources de stress très diverses.

Une étude de HEC et Carlson Wagonlit Travel a tenté une estimation en transformant le stress en temps perdu, soit un coût moyen maximum de 662 dollars par voyage aérien.

Les solutions pour éviter ces erreurs sont détaillées dans le livre blanc accessible ici