Choisir la bonne solution pour la gestion des voyages d’affaires et notes de frais

A l’heure de la transformation numérique des entreprises et de ses services, il convient de s’arrêter un instant sur un besoin essentiel qu’est la gestion des voyages d’affaires et des notes de frais. De nombreuses solutions Travel & Expense existent, mais les besoins diffèrent en fonction des organisations. Le choix n’est donc pas évident. Traveldoo, éditeur de solutions web et mobiles pour la gestion des voyages d’affaires et des frais professionnels rappelle 5 points à prendre en compte pour faire le bon choix.

Préparer une implémentation ambitieuse : les programmes T&E touchent à beaucoup d’aspects de l’organisation. Il faut donc absolument cibler un fournisseur dont l’offre inclura une partie conseil, afin de bénéficier de recommandations vraiment adaptées à votre organisation.

Si l’importance accordée à la relation et à la transition entre les phases d’implémentation et d’assistance est essentielle, l’alignement entre les offres incitatives et les accords sur les niveaux de service doivent aussi être scrutés à la loupe.

Gérer ses notes de frais

Choisir une solution de bout en bout : idéalement, il faut privilégier le fournisseur proposant une solution de bout en bout. Une recherche publiée par Aberdeen Group montre que les entreprises qui gèrent leurs voyages d’affaires et notes de frais de manière combinée et sur une plate-forme unique sont généralement plus performantes dans l’atteinte des objectifs de leurs indicateurs clés de performance. À l’opposé, l’absence de solution unifiée entraîne une déconnexion problématique de ces deux postes de dépenses.

Une expérience utilisateur intuitive : une expérience utilisateur de qualité facilitera l’adoption de l’outil par les employés, donc son succès. Il convient de leur proposer une interface à la fois simple et agréable, dans laquelle ils n’aient pas trop à réfléchir. Pour cela, l’alignement de la solution sur leurs attentes et leurs habitudes personnelles en ligne est vivement recommandé.

Solution mobile de gestion des notes de frais

Penser comptabilité mobile : les systèmes qui encouragent les utilisateurs à soumettre un rapport de frais mensuel unique tendent à provoquer des goulots d’étranglement en fin de mois pour le département financier, en plus de limiter la visibilité sur les flux de trésorerie. Un système compatible avec les plates-formes mobiles encouragera les utilisateurs à soumettre des rapports de frais au fil du mois. L’efficacité de la gestion de ces rapports et la visibilité sur les flux de trésorerie en seront renforcées.

Mesure de la réussite : pour évaluer la réussite du programme, deux critères se démarquent : adoption élevée et atteinte des objectifs. Mais avant cela, il faut définir en amont les indicateurs clés et les suivre dès le début de l’implémentation. Une solution de business intelligence puissante et visuelle est essentielle pour cela. A l’image de la conduite d’une voiture, où on doit disposer des bons indicateurs sur le tableau de bord pour arriver à bon port.

Il est essentiel de garder ces cinq critères de base à l’esprit pour choisir une solution Travel & Expense. Bien que le secteur, l’économie et la technologie continuent d’évoluer, ces problématiques resteront d’actualité dans un futur proche.

« Nous recommandons à nos clients de garder ces cinq critères de base à l’esprit pour choisir une solution T&E. Bien que le secteur, l’économie et la technologie continuent d’évoluer, ces problématiques resteront d’actualité dans un futur proche. »

rappelle Dan Fitzgerald, Chief Product Officer chez Traveldoo.